三职院字〔2013〕56号

 

三门峡职业技术学院

关于印发公务卡使用管理办法的通知

 

各系部、各部门：

现将《三门峡职业技术学院公务卡使用管理办法》印发给你们，望组织人员认真学习，遵照执行。

 

 

二〇一三年十二月二十五日

 

 

主题词：高校   财务   管理   制度   通知                      

  三门峡职业技术学院办公室           2013年12月25日印制 

三门峡职业技术学院公务卡使用管理办法

第一章  总  则

第一条  为进一步深化国库制度改革，加强学院财务管理，提高公务支出透明度，减少现金支付结算，根据《银行卡业务管理办法》（银发〔1999〕17号）、《三门峡市人民政府办公室关于印发三门峡市市级预算单位公务卡制度实施方案的通知》（三政办〔2012〕31号）、《关于加快推进市级预算单位落实公务卡制度改革的通知》（三财库〔2013〕13号）和《关于实施市级预算单位公务卡强制结算目录的通知》（三财库〔2012〕14号）等相关规定，特制定我院公务卡管理办法。

第二条  本办法所称的公务卡是学院职工持有的，以个人名义在金融机构开办的具有一定透支额度和透支免息期，主要用于公务活动开支的一种贷记卡。

第三条  公务卡发放对象：学院在职在编职工。公务卡实行实名制，一人一卡，由开卡的职工个人妥善保管并承担相应法律责任。

第二章 公务卡的使用范围

第四条  实行公务卡结算报销制度后，原使用转账方式结算的，可以继续使用转账。

第五条  原使用现金结算且属于《三门峡市级预算单位公务卡强制结算目录》（见附件1）的公务支出项目，应按规定使用公务卡结算，原则上不再使用现金结算。

第六条  因特殊情况确实无法使用公务卡结算的，报销人需填写《现金支付情况说明书》（附件2），经学院相关领导签字批准后，方可予以报销。

第七条  实行公务卡结算方式后，原则上不再向职工个人办理现金借款。不具备刷卡环境而又确需进行公务消费时，由个人先行垫付资金，而后按照财务报销程序进行报销。特殊情况职工个人需要借款的，借款人须填写《现金支付情况说明书》（附件2），经学院财务部门审核并由相关领导批准后按相关规定办理。

第三章  公务卡的使用管理

第八条  下列情况仍实行现金结算的，暂不使用公务卡结算：

（一）支付给单位临时聘用人员（不含长期聘用人员）的费用；

（二）按规定支付给个人的慰问金、抚恤救济金等支出；

（三）签证费、快递费、过桥路费、火车费、汽车费、出租车费、异地出差燃油费等目前只能使用现金结算的支出；

（四）在不具备刷卡条件的场所发生的零星支出；

（五）其他特殊情况确需使用现金结算的。

第九条  持卡人使用公务卡消费，在财务部门审核报销前均属个人消费行为，单位不承担因此产生的经济、法律等责任。公务卡由个人自行妥善保管，由本人设置密码，只限本人使用。

第十条  公务卡主要用于部门公务支出结算，但只有经过审批同意的公务支出才可办理报销手续。持卡人必须在公务卡的还款日7日前办理财务报销手续，否则因此产生的透支款项利息及手续费等一切费用由持卡人承担。

第十一条  持卡人在使用公务卡进行公务消费前，须经有关领导批准，并明确开支用途、金额大小等，不得超范围、超限额开支。部门负责人应严格执行财经纪律及学院财务管理的有关规定，对本部门公务卡持卡人的公务消费行为进行管理和审核，严格控制支出，防止支出的随意性，保证公务消费资金控制在经费预算范围之内。

第四章  公务卡的日常管理

第十二条  公务卡单位卡和密码必须由出纳和会计岗位分别保管，实行备用金管理，每日卡内资金余额不超过10万元。单位卡只能用于对个人公务卡的还款转账，不得直接刷卡消费和存取现金。还款转账必须两人同时办理，单位卡所存资金产生的利息，转入学院基本户。

    第十三条  个人公务卡统一选择“密码+签名”的刷卡消费方式，申请人在获准申领并收到公务卡后，应立即在公务卡背面的签名栏内签名，并在使用公务卡交易时使用相同的签名，同时到发卡行网点激活个人公务卡使用功能。

第十四条  公务卡的透支额度由开卡银行根据持卡人工资水平核定，个人具体额度可查询公务卡基本信息。公务卡也可用于个人消费结算，但由此产生的债权债务均由个人承担，透支本息和相关费用由发卡行向持卡人本人收取。

第十五条  公务卡遗失时持卡人应及时向银行挂失和补办，并通过财务部门及时通知发卡行维护相关信息。

第十六条  持卡人不得通过公务卡透支提取现金，若有透支提取现金的行为，视同个人消费，单位不予报销相关的手续费、利息等。

第十七条  因调离、退休等原因离开学院时，持卡人应按要求及时清理名下公务卡内的债权债务，结清余款并办理销户等手续。

第十八条  学院人事处应将在职人员信息变动请况及时通知财务处，由财务处通知发卡银行办理公务卡申办或销户等手续。

第五章  公务卡报销规则

第十九条  使用公务卡结算报销，不改变现行财务管理制度和报销流程。一切支付报销要严格控制在年度经费预算指标范围内。

第二十条  持卡人因公务活动使用公务卡消费时，应取得相应的原始发票和本人签名的公务卡消费交易凭条（pos机小票）。使用公务卡网上支付方式的，应提供网上支付交易截图，以明确责任，便于提示划款和查询资金到账情况。

第二十一条 持卡职工在公务活动中使用公务卡刷卡消费后，在规定的期限内按单位财务制度规定的报销程序进行报销。教职工应尽量在具备刷卡结算条件的单位购买商品和服务，不断减少现金结算的公务消费。凡具备刷卡条件的必须使用公务卡，否则不予报销。

第二十二条  持卡人在办理报销手续时，一项经济业务中如既有现金消费又有公务卡消费，原则上应根据不同的结算方式，分别填制报销凭证审批报销，以便于财务部门与银行对账及进行账务处理。

第二十三条  下列情况不予报销，发生费用由持卡人个人承担：

（一）报销费用与提供的报销凭证、POS机小票、消费清单明显不符的；

（二）报销费用超过免息期后产生的循环利息和滞纳金；

（三）因个人保管不慎或遗失等原因，导致公务卡被盗刷的；

（四）消费后无发票、POS机小票和消费清单的；

（五）使用公务卡透支提取现金属于个人消费行为，发生的手续费及利息由持卡人个人承担；

（六）其他不符合财务管理规定和要求的。

第二十四条  持卡人使用公务卡进行公务消费时，必须将个人消费部分与公务消费部分分开，并将报销凭证、POS机小票分别打印、分别刷卡支付，学院财务部门只对公务消费部分进行报销。

第二十五条  因向供应商退货等原因导致已报销资金退回公务卡的，持卡人应及时将相应报销款项退回财务处，由财务处负责办理资金退回手续。

第六章 公务卡结算报销程序

第二十六条  规定使用公务卡消费的公务开支，应在公务卡信用额度内，先通过公务卡结算，取得发票等财务报销凭证和公务卡消费交易凭条（POS机小票）。

第二十七条  持卡人免息还款期为20天—50天，持卡人在公务消费后应尽快办理财务报销手续，最迟应于免息还款日前7天整理所有公务消费的原始发票和经本人签名的公务消费交易凭条（POS机小票），按财务报销审批程序进行报销。根据相关规定要求，报销项目需要附购物明细或消费清单的，报销人还需要提供购物明细或消费清单。

第二十八条  持卡人应在规定的免息期内办理报销手续，因报销不及时而造成的银行罚息等费用及个人信用损失，由持卡人承担。因故不能在规定的免息还款期内办理报销手续的，可由本人先行垫付还款，待报销后可从公务卡中提现。公务卡溢款提现按规定可不收取手续费。

第二十九条  会计审核人员对持卡人签字确认的公务卡消费交易凭条（POS机小票）、报销审批凭证及报销单据进行审核后，登陆公务卡支持系统，根据持卡人提供的姓名、交易日期和消费金额等信息，核对公务消费的真实性，审核确认后予以报销。

第三十条  出纳人员将公务卡支持系统所产生的公务支出明细表和汇总表与支出报销单进行复核确认，统一办理公务卡还款业务。

第三十一条  学院财务部门对审核予以报销的公务卡消费凭证应在还款期限内及时予以支付。在收到支付凭证回单后，将报销凭证、POS机小票及支付凭证回单等原始凭证按照现行会计核算办法登记入账。

第七章 公务卡的管理职责

第三十二条  学院财务人员的主要职责：

（一）与学院公务卡发卡行签订公务卡服务协议；

（二）组织学院人员统一办理公务卡，做好新增、调动、退休等人员的公务卡管理工作；

（三）加大学院持卡人使用公务卡结算的宣传力度，促进学院持卡人树立良好的信用意识，逐步取代现行的现金结算方式；

（四）加强学院预算管理与财务内控机制建设，规范财务报销和会计核算程序，制定学院公务卡管理使用办法，保证资金安全；

（五）督促学院持卡职工及时办理公务卡消费支出的报销手续。协助发卡行向学院有逾期欠款的持卡人催收欠款；

（六）通过公务卡管理系统，审核单位持卡人提请报销的公务卡消费信息，及时办理公务卡报销还款和资金退回等业务，及时下载保存报销还款信息，做好相关账务处理工作，并按月与发卡行就公务卡报销还款情况进行对账。

（七）配合市财政局做好公务卡组织实施及公务卡监督等有关工作。

第三十三条  持卡人主要职责：

（一）按规定申请办理公务卡，妥善保管卡片和密码，并承担因个人保管不善等原因引起的公务卡有关费用；

（二）执行公务所需支出，应使用公务卡结算和报销，保管好个人签名的消费交易凭条和相应的票据，消费清单等作为会计原始凭证，以备报账使用，并接受财务处对公务支出的监控管理；

（三）及时归还公务卡上的银行欠款。持卡人违约使用公务卡导致的信用额度下降，由个人自行承担，因离职、退休等原因离开学院，应按要求及时还清债务、结清余额、办理公务卡注销手续；

（四）遵守国家关于银行卡使用管理的法律法规和本办法有关规定，规范使用公务卡；

第八章 附则

第三十四条  本办法未尽事宜，有相关规定的，按相关规定执行，没有相关规定的，由学院财务部门负责解释。

第三十五条  本办法自2014年1月1日起施行。

 

附件：1.三门峡市级预算单位公务卡强制结算目录

2.三门峡职业技术学院现金支付情况说明书

 

附件1：

三门峡市级预算单位公务卡强制结算目录

序号	公务卡结算项目	备     注
1	办公费	指单位购买按财务会计制度规定不符合固定资产确认标准的日常办公用品、书报杂志等支出。
2	印刷费	指单位的印刷费支出。
3	咨询费	指单位咨询方面的支出。
4	手续费	指单位支付的手续费支出。
5	水电费	指单位支付的水电费支出。
6	邮电费	指单位开支的电话费、电报费、传真费、网络通讯费等支出。
7	物业管理费	指单位开支的办公用房、职工及离退休人员宿舍等的物业管理费，包括综合治理、绿化、卫生等方面的支出。
8	差旅费	指单位工作人员因出差支付的住宿费、购买机票支出等。
9	维修（护）费	指单位日常开支的固定资产（不包括车船等交通工具）修理和维护费用，网络信息系统运行与维护费用。
10	租赁费	指租赁办公用房、宿舍、专用通讯网以及其他设备等方面的费用。
11	会议费	指会议中按规定开支的房租费、伙食补助费以及文件资料的印刷费、会议场地租用费等。
12	培训费	指各类培训支出。
13	公务接待费	指单位按规定开支的各类公务接待（含外宾接待）费用。
14	专用材料费	指单位购买日常专用材料的支出。具体包括药品及医疗耗材，农用材料，兽医用品，实验室用品，专用服装，消耗性体育用品，专用工具和仪器，艺术部门专用材料和用品，广播电视台发射台发射机的电力、材料等方面的支出。
15	公务用车运行维护费	指公务用车的燃料费、维修费、保险费等支出。
16	其他交通费用	指单位除公务用车运行维护费以外的其他交通费用。如飞机、船舶等的燃料费、维修费、保险费等。

附件2：

 

三门峡职业技术学院现金支付情况说明书

 

填制日期：       年     月    日

部门名称
现金支付内容
现金支付金额	￥_______________(大写：                   )
情况说明
部门领导签字		报账人签字
财务处长签字		院长签字

注：本说明书作为单位用现金支出结报的审核依据